Διαβίβαση αποδείξεων & αποστολή στους ασθενείς
Μόλις συνδεθείτε, το AyloCare κάνει δύο ξεχωριστά πράγματα για κάθε εξοφλημένη συνεδρία: διαβιβάζει την απόδειξη στο myDATA, και στέλνει την απόδειξη στον ασθενή με email. Ελέγχονται ανεξάρτητα, σκόπιμα — δείτε παρακάτω πώς λειτουργεί το καθένα.
Διαβίβαση αποδείξεων — πλήρως αυτόματη, χωρίς διακόπτη ανά πληρωμή
Δεν υπάρχει επιλογή «αυτόματα ή χειροκίνητα». Μόλις ενεργοποιηθεί το myDATA, κάθε εξοφλημένη συνεδρία — όποιος κι αν είναι ο τρόπος πληρωμής, είτε προέρχεται από κλεισμένο ραντεβού είτε όχι — διαβιβάζεται τη στιγμή που πληρώνεται. Πρόκειται για νομική υποχρέωση διαβίβασης, όχι για προαιρετική διευκόλυνση, γι’ αυτό δεν υπάρχει τρόπος να διαβιβάσετε κάποιες αποδείξεις και να παραλείψετε άλλες.
Αυτό καλύπτει και τους θεραπευτές που τιμολογούν πελάτες απευθείας χωρίς να χρησιμοποιούν καθόλου το ημερολόγιο — η απόδειξη εκδίδεται και διαβιβάζεται με τον ίδιο τρόπο, αυτόματα, τη στιγμή που καταγράφεται η πληρωμή.
Τι σημαίνουν οι ετικέτες κατάστασης στο Ιστορικό Πληρωμών
Ανοίξτε το Ιστορικό Πληρωμών — κάθε σχετική πληρωμή εμφανίζει μια ετικέτα κατάστασης myDATA:
| Ετικέτα | Τι σημαίνει |
|---|---|
| Εστάλη ✅ | Διαβιβάστηκε επιτυχώς. Κάντε κλικ για να δείτε τον MARK και τον κωδικό QR που επέστρεψε η ΑΑΔΕ. |
| Σε εξέλιξη | Η διαβίβαση βρίσκεται σε εξέλιξη αυτή τη στιγμή — συνήθως ολοκληρώνεται μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. |
| Μη συγχρονισμένη | Η απόδειξη δεν έχει διαβιβαστεί ακόμα. Είναι ασυνήθιστο όσο το myDATA είναι ενεργό — αν παραμείνει έτσι, αξίζει έλεγχος (δείτε παρακάτω). |
| Απέτυχε | Η ΑΑΔΕ απέρριψε την απόδειξη, ή το AyloCare δεν μπόρεσε να τη διαβιβάσει. Κάντε κλικ στην ετικέτα για την αιτία. |
| Χρειάζεται έλεγχο | Η απόδειξη διαβιβάστηκε επιτυχώς, αλλά η πληρωμή επιστράφηκε ή αμφισβητήθηκε αργότερα. Δείτε Διόρθωση λάθους. |
| Ακυρώθηκε | Η απόδειξη ακυρώθηκε στην ΑΑΔΕ. Δείτε Διόρθωση λάθους. |
Αν μια απόδειξη «κολλήσει»
Το AyloCare ξαναπροσπαθεί ήδη αυτόματα, στο παρασκήνιο, για κάποιο διάστημα, χωρίς καμία ενέργεια από εσάς. Αν παραμείνει «κολλημένη» μετά από αυτό, μπορείτε να τη ξαναδοκιμάσετε μόνοι σας από το Ιστορικό Πληρωμών — κάντε κλικ στην ετικέτα και επιλέξτε Αποστολή στο myDATA, ή επιλέξτε πολλές «κολλημένες» αποδείξεις και ξαναδοκιμάστε τις μαζί.
Αν δείτε το μήνυμα «Το myDATA δέχεται πολλά αιτήματα αυτή τη στιγμή. Περιμένετε λίγο και δοκιμάστε ξανά», η ΑΑΔΕ περιορίζει προσωρινά τα αιτήματα — συνήθως συμβαίνει όταν ξαναδοκιμάζετε πολλές μαζί. Τίποτα δεν χάνεται· ό,τι έχει ήδη διαβιβαστεί παραμένει διαβιβασμένο. Απλώς περιμένετε λίγο και συνεχίστε με τις υπόλοιπες.
Αν μια απόδειξη παραμείνει «κολλημένη» για αρκετές ώρες, το AyloCare σας στέλνει email απευθείας, ώστε να μη μένετε στην αβεβαιότητα.
Δύο πράγματα που χρειάζεται το myDATA πριν διαβιβάσει οτιδήποτε
- Τα στοιχεία της επιχείρησής σας (επωνυμία + διεύθυνση) — ρυθμίζονται μία φορά στις Ρυθμίσεις → Χρεώσεις (Billing) → Πληρωμές.
- Το νόμισμα πληρωμών σας πρέπει να είναι ΕΥΡΩ — το myDATA δεν μπορεί να διαβιβάσει σε άλλο νόμισμα. Αν αλλάξετε το νόμισμά σας από ΕΥΡΩ ενώ το myDATA είναι ενεργό, το AyloCare σταματά τις νέες πληρωμές μέχρι είτε να το επαναφέρετε είτε να παγώσετε το myDATA εσείς οι ίδιοι.
Αν λείπει κάποιο από τα δύο τη στιγμή που προσπαθείτε να λάβετε μια πληρωμή, το AyloCare σας σταματά εκεί ακριβώς και εξηγεί τι χρειάζεται — δεν χάνετε την πληρωμή, απλώς σας ζητείται να διορθώσετε πρώτα τη ρύθμιση.
Η αρίθμηση των αποδείξεών σας (σειρά και αριθμός)
Κάθε απόδειξη που διαβιβάζει το AyloCare φέρει δύο στοιχεία μαζί: μια σειρά — μια σύντομη ένδειξη, AY από προεπιλογή — και έναν αύξοντα αριθμό (Α.Α.) μέσα σε αυτή τη σειρά: AY-000001, AY-000002 κ.ο.κ. Μαζί αποτελούν την επίσημη ταυτότητα της απόδειξης στην ΑΑΔΕ.
Και τα δύο βρίσκονται στις Ρυθμίσεις → Χρεώσεις (Billing) → myDATA, στην κάρτα Αρίθμηση myDATA. Στη συνηθισμένη χρήση δεν χρειάζεται να αλλάξετε κανένα από τα δύο: το AyloCare κρατά την αρίθμηση για εσάς και ένας αριθμός δεν επαναλαμβάνεται ποτέ μέσα στην ίδια σειρά.
Ανίχνευση υπάρχουσας σειράς. Αν είχατε ήδη εκδώσει αποδείξεις με την ίδια σειρά μέσω άλλου προγράμματος πριν έρθετε στο AyloCare, πατήστε το κουμπί ανανέωσης δίπλα στο πεδίο της σειράς. Το AyloCare ρωτά την ΑΑΔΕ τι έχετε ήδη διαβιβάσει με αυτή τη σειρά και συνεχίζει από εκεί, ώστε να μην εκδοθεί κατά λάθος ο ίδιος αριθμός δύο φορές. Αυτό εκτελείται και από μόνο του μόλις συνδεθείτε για πρώτη φορά. (Το κουμπί δεν είναι διαθέσιμο όσο υπάρχει μη αποθηκευμένη αλλαγή στο πεδίο της σειράς — αποθηκεύστε την πρώτα, καθώς ο έλεγχος γίνεται με βάση την αποθηκευμένη σειρά σας.)
Η αλλαγή της σειράς ξεκινά νέα αρίθμηση. Κάθε σειρά έχει τη δική της ανεξάρτητη αρίθμηση στην ΑΑΔΕ, οπότε η αλλαγή από AY σε κάτι άλλο σημαίνει ότι η επόμενη απόδειξή σας θα έχει αριθμό 000001 στη νέα σειρά — δεν συνεχίζει την προηγούμενη αρίθμηση. Μία εξαίρεση: αν η νέα σειρά έχει ήδη αποδείξεις διαβιβασμένες στην ΑΑΔΕ από αλλού, το AyloCare τις εντοπίζει και συνεχίζει από εκεί. Σε κάθε περίπτωση, οι αποδείξεις που έχετε ήδη στείλει κρατούν τους αρχικούς τους αριθμούς και δεν επηρεάζονται καθόλου — και αν έχετε ήδη διαβιβάσει έστω μία, το AyloCare σάς ζητά επιβεβαίωση πριν αποθηκεύσει την αλλαγή.
Το πάγωμα του myDATA, ή ακόμη και η πλήρης αποσύνδεση, δεν μηδενίζει ποτέ την αρίθμησή σας. Η σειρά και ο επόμενος αριθμός διατηρούνται, οπότε η επανασύνδεση συνεχίζει ακριβώς από εκεί που σταματήσατε.
Δοκιμαστική λειτουργία (sandbox) vs. Παραγωγή
Αν οι κωδικοί ΑΑΔΕ που έχετε καταχωρήσει είναι κωδικοί δοκιμαστικού περιβάλλοντος (sandbox), το AyloCare εμφανίζει ένα σαφές μήνυμα Δοκιμαστική λειτουργία (sandbox) παντού όπου αποδείξεις εμφανίζονται ως σταλμένες. Οι αποδείξεις που στέλνονται σε δοκιμαστική λειτουργία φαίνονται πανομοιότυπες — πραγματικός MARK, πραγματικός κωδικός QR — αλλά δεν υποβάλλονται επίσημα στην ΑΑΔΕ. Περάστε στους πραγματικούς κωδικούς Παραγωγής (μέσω Αλλαγή διαπιστευτηρίων) όταν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε κανονικά.
Αποστολή αποδείξεων στους ασθενείς με email
Το αν μια απόδειξη στέλνεται με email στον ασθενή είναι μια ξεχωριστή ρύθμιση, ανεξάρτητη από το myDATA — ισχύει για κάθε πληρωμή, ανεξαρτήτως τρόπου είσπραξης, ακόμα και αν το myDATA δεν είναι καν συνδεδεμένο.
Θα τη βρείτε στις Ρυθμίσεις → Χρεώσεις (Billing) → Πληρωμές → Αποστολή αποδείξεων, όχι σε αυτή τη σελίδα. Ενεργοποιήστε την Αυτόματη αποστολή αποδείξεων με email για να στέλνεται αυτόματα κάθε απόδειξη μόλις είναι έτοιμη, ή αφήστε τη απενεργοποιημένη και στείλτε αποδείξεις κατ’ απαίτηση από το Ιστορικό Πληρωμών — η ίδια ενέργεια Αποστολή / επαναποστολή λειτουργεί είτε είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη αποστολή είτε όχι.