Προγραμματισμός Ραντεβού
Μπορείτε να δημιουργήσετε ραντεβού απευθείας από το Ημερολόγιο — είτε κάνοντας κλικ σε μια κενή χρονική θυρίδα είτε χρησιμοποιώντας το κουμπί Νέο Ραντεβού. Η διαδικασία γίνεται μέσω μιας απλής φόρμας 3 βημάτων.
Δημιουργία Νέου Ραντεβού
Βήμα 1: Επιλέξτε Ημερομηνία & Ώρα
Επιλογή Α — Κλικ στο ημερολόγιο:
Κάντε απλά κλικ στη μέρα και ώρα που θέλετε στο ημερολόγιο. Θα ανοίξει η φόρμα νέου ραντεβού με τη χρονική θυρίδα προ-συμπληρωμένη.
Επιλογή Β — Χρησιμοποιήστε το κουμπί:
Πατήστε το κουμπί + Νέο Ραντεβού (πάνω δεξιά στο ημερολόγιο) για να ανοίξετε μια κενή φόρμα.
Συμπληρώστε τις παρακάτω λεπτομέρειες:
- Τίτλος — Ένα όνομα για τη συνεδρία (π.χ. «Εβδομαδιαία Συνεδρία» ή «Αρχική Διαβούλευση»)
- Ημερομηνία — Η ημερομηνία του ραντεβού
- Ώρα έναρξης — Πότε ξεκινά η συνεδρία
- Διάρκεια — Επιλέξτε από τυπικές διάρκειες: 15, 30, 45, 60, 90 ή 120 λεπτά
- Τύπος συνεδρίας — Η μορφή της συνεδρίας (π.χ. online, δια ζώσης)
- Κατάσταση — Συνήθως ξεκινά ως «Επιβεβαιωμένο» όταν το δημιουργείτε χειροκίνητα
[Στιγμιότυπο Οθόνης: Βήμα 1 της φόρμας ραντεβού που δείχνει πεδία τίτλου, ημερομηνίας, ώρας και διάρκειας]
Αν κάνετε κλικ σε μια υπάρχουσα χρονική θυρίδα στο ημερολόγιο, η ώρα έναρξης θα προ-συμπληρωθεί αυτόματα.
Βήμα 2: Προσθέστε Πελάτες
Επιλέξτε ποιος πελάτης (ή ποιοι πελάτες) αφορά αυτό το ραντεβού:
- Χρησιμοποιήστε το πεδίο αναζήτησης για να βρείτε έναν πελάτη με το όνομα
- Κάντε κλικ για να τον προσθέσετε ως συμμετέχοντα
- Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προαιρετικούς συμμετέχοντες — άτομα που είναι προσκεκλημένα αλλά δεν απαιτείται να παρευρεθούν
Στη λίστα αναζήτησης εμφανίζονται μόνο ενεργοί πελάτες. Αν ένας πελάτης λείπει, ελέγξτε αν ο λογαριασμός του είναι ενεργός στους Φακέλους Πελατών.
[Στιγμιότυπο Οθόνης: Βήμα 2 που δείχνει αναζήτηση πελάτη και επιλεγμένους συμμετέχοντες]
Βήμα 3: Πρόσθετες Λεπτομέρειες (Προαιρετικό)
Προσθέστε τυχόν επιπλέον πληροφορίες για αυτή τη συνεδρία:
- Περιγραφή / Σημειώσεις — Ιδιωτικές σημειώσεις για αυτό το ραντεβού (οι πελάτες δεν τις βλέπουν)
- Σύνδεσμος βιντεοκλήσης — Αν η συνεδρία είναι online, προσθέστε εδώ έναν σύνδεσμο βίντεο (ή χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα ενσωματωμένης κλήσης του AyloCare)
- Τοποθεσία — Αν η συνεδρία είναι δια ζώσης, προσθέστε τη διεύθυνση ή την αίθουσα
Πατήστε Αποθήκευση για να δημιουργήσετε το ραντεβού.
[Στιγμιότυπο Οθόνης: Βήμα 3 που δείχνει πεδία περιγραφής, συνδέσμου και τοποθεσίας]
Επαναλαμβανόμενα Ραντεβού
Για πελάτες που έρχονται τακτικά (π.χ. κάθε εβδομάδα), μπορείτε να ορίσετε ένα επαναλαμβανόμενο ραντεβού αντί να τα δημιουργείτε ένα-ένα.
Κατά τη δημιουργία ραντεβού, ενεργοποιήστε την επιλογή Επαναλαμβανόμενο:
- Συχνότητα — Επιλέξτε πόσο συχνά: Ημερήσια, Εβδομαδιαία, Δεκαπενθήμερη ή Μηνιαία
- Επανάληψη κάθε — Ορίστε το διάστημα (π.χ. κάθε 1 εβδομάδα, κάθε 2 εβδομάδες)
- Ημέρα εβδομάδας — Ποιες ημέρες πέφτουν οι επαναλαμβανόμενες συνεδρίες
- Ημερομηνία λήξης — Πότε πρέπει να σταματήσει η επαναλαμβανόμενη σειρά
[Στιγμιότυπο Οθόνης: Ρυθμίσεις επαναλαμβανόμενου ραντεβού με επιλογές συχνότητας και ημερομηνίας λήξης]
Όταν επεξεργάζεστε ή ακυρώνετε ένα επαναλαμβανόμενο ραντεβού, θα σας ζητηθεί αν η αλλαγή αφορά μόνο αυτή τη συνεδρία ή αυτή και όλες τις επόμενες της σειράς.
Αποκλεισμός Μη Διαθέσιμου Χρόνου
Χρειάζεστε να αποκλείσετε χρόνο που δεν είστε διαθέσιμοι; Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα Μη Διαθέσιμο μπλοκ στο ημερολόγιο:
- Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε χρονική θυρίδα στο ημερολόγιο
- Στη φόρμα ραντεβού, αλλάξτε τον τύπο σε Μη Διαθέσιμο
- Ορίστε την ώρα έναρξης και λήξης
- Πατήστε Αποθήκευση
Αυτό το μπλοκ θα εμφανιστεί στο ημερολόγιό σας και αποτρέπει τους πελάτες από το να κάνουν κράτηση εκείνη την ώρα.
[Στιγμιότυπο Οθόνης: Μπλοκ μη διαθέσιμου χρόνου στο ημερολόγιο σε γκρι χρώμα]
Συμβουλές για Ομαλό Προγραμματισμό
- Ελέγξτε για συγκρούσεις — Το AyloCare θα σας προειδοποιήσει αν ένα νέο ραντεβού επικαλύπτεται με ένα υπάρχον
- Χρησιμοποιήστε την εβδομαδιαία προβολή για καθημερινό προγραμματισμό — σας δίνει την ξεκάθαρη εικόνα του χρόνου σας
- Επιλογές διάρκειας συνεδρίας — Οι τυπικές επιλογές είναι 15, 30, 45, 60, 90 και 120 λεπτά
- Ζώνες ώρας — Τα ραντεβού εμφανίζονται πάντα στη ρυθμισμένη ζώνη ώρας σας